Kongress ist nicht gleich Kongress, sondern jede Fachveranstaltung stellt ihre individuellen Anforderungen. Den Ausgangspunkt der Kongressplanung bilden die Räumlichkeiten sowie das Catering. Sie bestimmen mit über die Akzeptanz der Besucher. Um optimalen Erfolg zu erzielen, empfiehlt es sich, eine Checkliste Kongressräume anzulegen und Schritt für Schritt abzuarbeiten.
Der Kongress beginnt bei der Location
Von der Art des Events hängt die Auswahl der Location ab. Für einen großen Fachkongress mit mehreren hundert Besuchern eignet sich das Kongresszentrum eines Messeplatzes. Spezialveranstaltungen im ausgewählten Kreis finden bevorzugt in Tagungshotels statt. Mit der Wahl der Kongressräume ist häufig bereits die Frage nach dem Catering entschieden. Servicegesellschaften der Messen und die hauseigene Küche von Hotels halten entsprechende Menuvorschläge für die Verpflegung der Kongressteilnehmer bereit, aus denen Sie nach Wunsch in verschiedenen Preisklassen wählen können.
Einrichtung und Technik der Kongressräume
Damit die Fachveranstaltung zum bleibenden Erfolg wird, sollten die Räume akkustisch und optisch optimiert werden. Die Bestuhlung wird so angeordnet, dass alle Teilnehmer einen freien Blick zum Podium haben. Ein einfach zu bedienender Beamer ist erste Voraussetzung für die einwandfreie Projektion von Filmen oder Präsentationen. Bei großen Kongressen sollte ein Headset für die Fachbesucher bereit gestellt werden. So ist garantiert, dass die sprachlichen Inhalte gut aufgenommen werden. Stellen Sie unbedingt mithilfe von Pre-Tests sicher, dass die Technik fehlerfrei funktioniert. Nichts ist peinlicher als wenn das Mikrofon oder ein Videogerät mitten im Vortrag streiken.
Wichtige Accessoires für Präsentationen und Vorträge
Selbst wenn die Referenten ihre Präsentationen als Handouts zur Verfügung stellen, möchte doch der eine oder andere Teilnehmer sich eigene Notizen machen. Verteilen Sie daher Blöcke und Kugelschreiber in ausreichender Menge. Für kleinere Vortrags- und Diskussionsrunden am Rande des Kongresses empfiehlt es sich darüber hinaus, in jedem Raum ein Flipchart, Magnettafel und Magnete zu positionieren. Ihre Referenten können auf diese Weise im Dialog mit dem Publikum bleiben.