Kongressorte gibt es in Deutschland viele. Häufig werden Städte gewählt, die auch Messen veranstalten. Beliebte Orte sind Frankfurt am Main, Berlin, Köln, Leipzig. Aber auch andere Städte können interessant sein, um dort Kongresse zu organisieren.
Wenn man sich einen potentiellen Kongressort aussucht, sollte man auf dessen Verkehrsanbindung achten. Er sollte gut und schnell erreichbar sein. Fragen wie wo der nächste Flughafen ist oder wie weit es zum Bahnhof oder zu Autobahnanschlüssen ist, sind zu klären. Ebenso muss aber sichergestellt werden, dass eine Verbindung von Bahnhof oder Flughafen zum Kongressort gewährleistet ist.
Das Veranstaltungsgebäude sollte in Hotelnähe liegen, um einen schnellen Transport zu gewährleisten und lange Warte- oder Transportzeiten während einer Messe oder Veranstaltung zu vermeiden. Ideal ist, wenn dieses Hotel auch gleichzeitig einen großen Speisesaal zur Verfügung hätte, um sicher zu gehen, dass alle Kongressteilnehmer gemeinsam speisen. Dies ist ein häufig geäußerter Wunsch der Teilnehmer solcher Veranstaltungen.
Zugleich sollte es aber genügend Ausweichmöglichkeiten wie Restaurants oder Imbisse in fußläufiger Distanz geben. Das sowie infrastrukturelle Ausstattungsoptionen wie Bank, Post und bei internationalen Veranstaltungen eventuell auch Wechselstuben, sind ein großes Plus eines Kongressortes.
Die Ausstattung des Kongresszentrums und angrenzenden Hotels sollte Notwendigkeiten wie WLAN-Anschlüsse, Vorhandensein von Beamer-Leinwand-Installationen, Lautsprechersystem (Anlage) berücksichtigen.
Neben diesen stark vom Veranstaltungsschwerpunkt abhängigen Aspekten, sollte immer berücksichtigt werden, dass Kongressteilnehmer aber insbesondere auch Begleitpersonen das Bedürfnis nach ausgleichenden Beschäftigungsmöglichkeiten vor und nach dem Kongress haben, Begleitpersonen eventuell sogar während der Veranstaltungen. Ist der Kongressort spannungsreich genug, bieten sich auch Exkursionen oder andere auflockernde Aktionen als Teile der Veranstaltung an. Bedenken Sie auch, dass es für die Kongressteilnehmer durchaus reizvoll sein könnte, nach Veranstaltungsende eines Tages gemeinsame Freizeit- und Entspannungsmöglichkeiten zu besuchen. Die Atmosphäre der Gesamtveranstaltung wird von solchen gemeinsamen Erfahrungen profitieren. Geeignet sind in diesem Fall zum Beispiel sportliche oder kulturelle Angebote. Eventuell lässt sich ja ein Transport zur nahegelegenen Squashhalle organisieren oder eine gemeinsame Führung durch das Historische Museum der Stadt.
Generell ist es ein absolutes Plus den Teilnehmer zu ermöglichen den Kongressort als Stadt zu erleben und kennenzulernen. Auch ein gemeinsamer Stadtbummel kann, auch abhängig von der Teilnehmerzahl, das Angebot abrunden.
Bei den Vorbereitungen zur Veranstaltung sollte darauf geachtet werden, dass die Beschilderung zu den Zufahrtswegen stimmt. So wird sich der Gast bestimmt an Ihrem gewählten Kongressort wohlfühlen.