Beim Ausrichten von Messen, Kongressen o. Ä. ist das Marketing die Essenz des Ganzen. Zum Einen wollen die Teilnehmer einer Messe Ihre Produkte verkaufen oder zumindest dafür werben und zum Anderen wollen die Besucher einer Messe, ein Produkt käuflich erwerben oder zumindest Informationen darüber erhalten. Damit eine Messe oder ein Kongress ein voller Erfolg wird, muss die Messeplanung oder Kongressplanung, die verschiedenen Aufgaben aufteilen. So hat jede Person bzw. Abteilung ihr Fachgebiet und kann sich in Bezug auf dieses besonders gründlich vorbereiten und dessen Planung und Verwirklichung adäquat durchführen.
Um auf eine Messe aufmerksam zu machen, ist die Messewerbung das A und O. Hierfür sind die vier Säulen des Marketing Mix hilfreich. Mithilfe dieses Mix kann das Kongressmanagement die Aufgaben unterteilen (Öffentlichkeitsarbeit/ Werbung, Sortimentsgestaltung/ Marken, Preis/ Rabatt/ Zahlung, Absatzorganisation/ Lagerung/ Transport).
Um die Messe oder den Kongress populär zu machen, bietet der Markt ein breites Spektrum an Werbemitteln. Es empfiehlt sich in jedem Fall Poster, Plakate und Flyer erstellen zu lassen. Diese können Sie mit einem geeigneten Programm, wie beispielsweise Paint Shop Pro oder Photoshop erstellen und anschließend in einer Online Druckerei drucken lassen. Eine Online Druckerei ist meist günstiger als eine örtliche Druckerei, aber qualitativ genauso gut. Informieren Sie sich allerdings am besten vorher auf der Website der Druckerei über Auflösung und eventuell vorgegebene Maße. Anschließend nach Erhalt müssen die Poster und Plakate aufgehangen werden. Hierfür eignen sich am besten öffentliche Einrichtungen. Die Flyer können per Postwurfsendung verteilt werden. Dazu ist jedoch zu sagen, dass es nicht ausreichen ist, Flyer einmalig zu verteilen. Dies muss in geringen Abständen mehrmals geschehen.
Des Weiteren bietet das Internet Marketing weitere Möglichkeiten, um für Ihre Messe oder Ihren Kongress zu werben. Wenn Sie über eine Vielzahl von E-Mail-Adressen Ihrer Freunde, Bekannten und Kollegen verfügen, können Sie das Mailing als Möglichkeit nutzen, um Ihre Messe oder Ihren Kongress populär zu machen. Mithilfe des Mailings sparen sie eine Unmenge an Zeit und Kosten. Verschicken Sie die Eventeinladung einfach per Mail.
Je nach dem wer der Adressat dieser Messe ist, bilden Social Networks ebenfalls eine neue Generation des Online Marketing. Somit ist es Ihnen möglich, bei Facebook oder Wer-kennt-wen eine Eventeinladung zu verschicken, die definitiv eine Vielzahl an Usern erreichen wird.
Wenn es tatsächlich soweit ist und die Messe oder der Kongress stattfindet, ist die Kongressorganisation für einen reibungslosen Ablauf verantwortlich. Dieser sollte allerdings gewährleistet sein, sofern alle Aufgaben von Anfang an auf verschiedene Personen/Teams aufgeteilt werden.