In den vergangenen Jahren hat Event- und Kongressplanung immer mehr an Bedeutung gewonnen. Zahlreiche Unternehmen unterschiedlichster Branchen nutzen zur Präsentation von neuen Geschäftsvorhaben oder zur Markteinführung ihrer Produkten diese Form der Veranstaltung. Denn neben dem Wissensaustausch zwischen den geladenen Fachleuten kommen Events und Kongressen auch eine emotionale Bedeutung zu. Die Teilnehmer befinden sich in einer gelösten Atmosphäre, werden optimal durch einen hervorragenden Service betreut und können sich ihrem Spezialgebiet widmen. Die Kongress- oder Eventbesucher werden durch diese besondere Form des Marketing an ein Unternehmen gebunden und bleiben diesem oder seiner Marke treu.
Eine gute Kongressplanung zeichnet sich grundsätzlich dadurch aus, dass sämtliche Organisationsprozesse im Hintergrund, unbemerkt von den Teilnehmern, stattfinden. Dazu gehört bereits lange im Vorfeld eine sehr gute strategische Planung und die Analyse der Wünsche der Auftraggeberseite. Eine kompetente Beratung im Vorfeld über die Machbarkeit, das Abstecken des Finanzrahmens und die zeitliche Komponente geht mit dieser Phase der Planung einher. Jede Veranstaltung ist speziell und stellt individuelle Anforderungen an Auftraggeber und die Mitarbeiter der Kongressorganisation. Denn jeder Kongress folgt einem individuellen Konzept und erfordert immer wieder eine neue Auseinandersetzung mit Inhalt und Strategie. Und nur der ständige Kontakt mit dem Auftraggeber gewährleistet letztlich eine optimale Durchführung der Veranstaltung.
Nach dem Erstellen einer Agenda, dem Verabschieden von Budgets und eines Masterplans, finden sich die einzelnen Arbeitsteams. Denn meist wählt der Auftraggeber eine Full-Service Agentur. Diese stellt dem Kunden unterschiedliche Experten zur Seite, die sich von der Idee bis zum erfolgreichen Projektabschluss um das Event oder den Kongress kümmern.
Je nach Art des Kongresses werden erhebliche technische Anforderungen an die Kongressplanung gestellt. Hier arbeiten die meisten Agenturen mit Technikverleihunternehmen zusammen.
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