Die Anreise an den Kongressort ist immer wieder ein großes Thema - auf Seiten der Veranstalter wie auch auf Seiten der Teilnehmer. Von Anfang an gilt es zu bedenken, dass der Veranstaltungsort gut erreichbar sein sollte. Ein Blick auf die Teilnehmer- oder Einladungsliste verrät, ob neben den nationalen Anreiseoptionen auch die internationalen Anreisemöglichkeiten mit durchdacht werden müssen.
Die zentrale Frage: welche Anreiseoptionen gibt es?
Ist für den Veranstaltungsort eine Flughafenanbindung gewährleistet? Welche Flughäfen sind in der Nähe? Falls es mehrere sind, sollte geprüft werden, ob von allen auch ein Transfer zum direkten Veranstaltungsort erfolgen kann. Ist dies nicht möglich, sollte den Teilnehmern vermittelt werden, dass nur ein bestimmter Flughafen angeflogen werden kann. Eventuell muss zusätzlich die Frage geklärt werden, ob ein internationaler Flughafen in Reichweite ist. Ist dieser weiter entfernt und ein Shuttledienst muss für die internationalen Gäste organisiert werden, sollte zugleich an einen entsprechenden Abholdienst gedacht werden, der zugleich eventuell als Dolmetscher beim Zoll o.ä. fungieren kann.
Für die Anreise mit der Bahn sollte geprüft werden, wo sich der nächstgelegene Bahnhof befindet und ob dieser mit dem städtischen Busnetz an das Kongresszentrum angeschlossen ist. Andernfalls muss auch hier über einen Shuttleservice nachgedacht werden. Zu beachten ist außerdem, dass, falls mehrere Bahnhöfe in der Kongressstadt vorhanden sind, den Teilnehmern der korrekte und komplette Name des Bahnhofes beziehungsweise der Haltestelle mitgeteilt werden muss.
Gerade bei nationalen Veranstaltungen dürfte insbesondere die Anreise per PKW interessant sein. Die meisten Geschäftsreisenden sind inzwischen mit Navigationsgeräten ausgestattet. Bitte prüfen Sie vorher, ob die Adresse ihres Kongresszentrums mit der üblichen Software gefunden werden kann. Geben Sie Ihren Teilnehmern unbedingt die korrekte Anschrift des Zentrums weiter und gegebenenfalls nicht nur den Namen des Gebäudes, auch wenn dieser lokal als allgemein bekannt gilt.
Zusätzlich sollten Sie prüfen, welche Autobahnanschlüsse sich in Reichweite des Kongressortes befinden und diese den Teilnehmern kommunizieren. Hilfreich ist, wenn an den jeweiligen Abfahrten Wegweiser die korrekte Anfahrt beschildern würden.
Für die Anreise mit dem PKW ist es unbedingt erforderlich, für genügend Parkplätze zu sorgen und vor allem auch zu kommunizieren, wo genau sich diese Parkmöglichkeiten befinden, falls sie nicht unmittelbar am Kongressort lokalisiert sind. Bei sehr vielen Teilnehmern sind Einparkweiser immer sehr hilfreich. Eventuell sollte auch an einen zweiten Ausweichparkplatz gedacht werden.
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